事務長採用とオンライン事務代行サービスのどちらも利用経験のあるパラシオン歯科の小山先生に実体験をもとに両者の特徴や活用法をお話ししていただきました。

小山先生がSABU導入をした結果、医院が急成長した秘訣に迫ります！
是非最後までご一読ください！

【Profile】
パラシオン歯科医院 診療医長 小山安徳先生
1989年5⽉　三井⽣命保険相互会社 ⼊社
1990年4⽉　三井⽣命保険相互会社
　　　　　　 診療医⻑ 就任
2003年2⽉　パラシオン⻭科医院にて夜間の診療勤務をスタート
2009年7⽉　⻭学博⼠ 学位受領
2016年4⽉　パラシオン⻭科医院勤務 診療医⻑就任

事務長が在籍していた時

SABU山田：
以前は事務長が在籍していたようですね。当時のことを教えていただけますか？

小山先生：
医療法人化した時に、医院はこの目標に向かって動いてるんだよ！ということを形としてスタッフに見せたいなと考えました。

うちの院長はこういうことをやろうとしているんだよ！と音頭取りをしてくれるような人がいると良いんじゃないかな？ということに気付き、事務長と一緒にやっていくことになりました。

事務長が来てからは院内ミーティングが定着し、医院としてとても成長しました。
一緒に年度目標を立てて目標に向かってやっていくことになりましたが、慣れてくると徐々に受け身になってしまうんですよね。その受け身の姿勢にもどかしさを感じるようになりました。

もともと事務長には軌道に乗るまでの2年間をお願いすると伝えていました。2年経ったタイミングで自分がやりたいことを自分のやり方でできないかと考え、事務長の力を借りず私ひとりでやっていくことになりました。

SABUの事務代行サービス導入のきっかけ

小山先生：
初回の無料相談で「医院の取り組みとしていろいろなことをやっているんだけどSABUってこういう感じで使える？」と聞いてみたら、【「現場でしかできない仕事、先生にしかできない仕事」に注力してほしい】心に刺さるような言葉を頂いたんですよ。

それで、一つのアイテムとして自院で使えるなと思いましたね。

SABU山田：
それがこの言葉だったんですね！

小山先生：
そうですね、現場でしかできないことに集中してくれと。現場じゃなくても出来ることもたくさんあるはずだから少し考えてみてくださいって。
考える時間があれば、今度は未来について考えられることが増えてくるかもしれませんね、と言われ導入を決意しました。

事務長採用と事務代行の特徴

小山先生：
事務作業を外部に委託することのメリット デメリットをあげてみました。どちらにも必ずメリット・デメリットがあります。

事務長採用のデメリットは人の能力に依存するということだと思います。
大きなメリットは、現場で一緒に仕事ができるということですね。その人と直接コミュニケーションとりならがら仕事ができますから。

事務代行のメリットは、意見がしやすいということです。
例えばうちのスタッフが何かミスをしてしまった時に、ミスを注意すると機嫌が悪くなってしまうかなとか、注意するならリーダーを通して言った方がいいなとか、円滑にするためにはいろいろ考えるわけです。それが事務代行だと要望を言いやすいですよね。プロとして作業を手伝ってもらっている関係性なので。

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事務代行サービス導入時の準備

SABU山田：
SABUを導入する際にスタッフさんの反応はいかがでしたか？

小山先生：
事務長を介さずにやろうって言ったのに数ヶ月経ったらSABUの話を持ってきて、SABUってなに？という雰囲気はありましたね。

私が楽をするためではなく、スタッフを楽にする、スタッフじゃないとできない仕事だけに集中してくれということを強く伝えました。

SABU山田：
先生自身もSABUに頼むことを色々と考えてらっしゃったと思いますが、スタッフさん自身にも考えていただのですね？

小山先生：
あの業務はSABUに依頼できるな・・・と考えていたんですが、私がそれをスタッフに伝えてしまうと、スタッフがSABUの良さに気付けなくなってしまうので。

スタッフには、SABUを使う使わないはともかく「今ある私たちの仕事ってどうなの？」と一回立ち止まって考えよう！その上で自分にしかできない仕事に集中しよう。自分じゃなくてもいい仕事があるなら、それを外部に投げられたらよくない？」というような感じで伝えました。スタッフに考えてもらう時間は相当作ったと思います。

SABU山田：
実際、スタッフさんに業務を振り返ってもらう際に、時間管理マトリクスを利用されたとのことでしたね。

小山先生：
そうですね、第1領域の患者さん対応は現場である必要があり、緊急だし、重要だし。緊急でないけど重要な事はどうしても後回しになりますし、私もスタッフにお願いしにくいんです。

この４つの領域で、私たちのやっている仕事はどこなのかということをひとつずつ考えて、その上で第2領域の部分「緊急じゃないけど重要なこと」「私たちじゃなくてもできること」をSABUに投げる方法がないか聞いてみようとスタッフに伝えました。

活用事例

SABU山田：
パラシオン歯科医院様は、先生の監修記事の確認、SNS投稿、院内新聞作成などと幅広くご依頼いただいていますが、その中でもSNS投稿に注力されていますよね！
SABUの事務代行サービス導入前は、SNS投稿用の原稿作成から動画撮影、動画編集、投稿まで全て医院の皆様で行われていましたか？

小山先生：
以前は大変だったんですよ、今現在の動画撮影だけでも大変だと思いますから。
これを週1アップし続けるのはとても難しいですね。今では動画撮影以外の工程は全てお任せしていますので、スタッフもかなり楽になりました。

動画編集については、最初は医院のイメージとは異なるものが上がってきましたが、その後イメージのすり合わせを行うことで徐々に編集クオリティが上がり、私たちがイメージするものを上げていただけるようになりました。

事務作業に悩む先生へ

SABU山田：
日常的に雑務に追われてかなり悩まれている医院様は多いです。事務長・事務代行サービスの両方の経験がある先生から見て、歯科医院の事務作業をどのように考えるべきでしょうか？

小山先生：
歯科は現場でやる仕事なので、どんな仕事も全部現場でやりたくなってしまうんです。それを少し俯瞰的に見て「この仕事ってこうじゃなくてもいいじゃん！」ということに気付き、アウトソーシングできると、職場は相当明るくなるのかなと思います。

それに気付いて、自分たちじゃなくてもいい仕事を誰かに委託するということにエネルギーを注入しないと、私たちの将来がどのようになるかを考えて行動ができるといいなと考えています。

まだまだ依頼する業務は増えていくと思います。成長していきたいという医院にとっては良いパートナーなのかなと感じています！

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